Um das
Recht zu entbürokratisieren, hat der deutsche Bundestag am 10. November
2006 das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister
sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) verabschiedet, das seit dem
1. Januar gilt. Kerninhalt des Gesetzes ist die Errichtung eines
zentralen Unternehmensregisters in Deutschland. Gleichzeitig schafft
dieses Gesetz aber auch neue Regelungen für die Inhalte gewerblicher
E-Mails.
Wenn künftig
Blackberry-Nutzer einen Zettel mit Namen zum Abschreiben aus der
Tasche ziehen, könnte diese Neuregelung der Grund sein. Danach müssen
Kaufleute nicht nur auf Geschäftsbriefen bestimmte Angaben zur Firma
führen, sondern jetzt auch in E-Mails.
Wer
muss neue Pflichtangaben in E-Mails aufnehmen?
Die neue
Regelung betrifft alle deutschen Kaufleute und deren Angestellte,
vom Einzelkaufmann über Personengesellschaften bis zu Kapitalgesellschaften
unabhängig von der Größe. Ebenfalls erfasst werden Zweigniederlassungen
ausländischer Gesellschaften. Bis jetzt noch nicht angesprochen sind
Privatpersonen und Freiberufler, die auch zukünftig kurze E-Mails
schreiben dürfen.
Welche
E-Mails sind betroffen?
Die Neuregelung
betrifft alle geschäftlichen E-Mails des Kaufmanns oder Unternehmens.
Die neuen Pflichtangaben gelten also nicht nur für E-Mails mit offensichtlicher
rechtlicher Bedeutung wie etwa Angebote, Bestellungen oder Kündigungen.
Die gesetzliche Ausnahme für E-Mails in einer laufenden Geschäftsverbindung
mit Mitteilungen für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden,
dürfte praktisch fast nie vorliegen. Betroffen sind im Zweifel also
alle an externe Empfänger versendeten E-Mails.
Welche
neuen Pflichtangaben müssen die E-Mails beinhalten?
Die neuen
Pflichtangaben unterscheiden sich nach der Rechtsform des Kaufmanns
oder Unternehmens. Immer angegeben werden müssen in einer gewerblichen E-Mail die
Firma mit Rechtsform, der Ort der Handelsniederlassung, das zuständige
Registergericht und die Handelsregisternummer. Für bestimmte Gesellschaften
sind weitere Angaben erforderlich. Bei einer GmbH sind alle Geschäftsführer
mit ausgeschriebenem Familiennamen und mindestens einem Vornamen
zu nennen. Zu einer Aktiengesellschaft ist neben den Vorständen in
derselben Form auch der Vorsitzende des Aufsichtsrats aufzuführen.
Das gilt auch für eine GmbH mit Aufsichtsrat.
Auch eine
Verlagerung der Gesellschaft ins Ausland und die Einrichtung nur
einer Zweigniederlassung in Deutschland ändern daran nichts. Die
Neuregelung verlangt bei Zweigniederlassungen die Angabe des Registers,
in dem sie geführt werden mit der Registernummer. Daneben gelten
für die Zweigniederlassung die gleichen Vorgaben wie für eine deutsche
Gesellschaft.
Was in Geschäfts-Mails stehen muss
Einzelkaufmann: Firma mit Rechtsform, Ort der Handelsniederlassung,
zuständiges Registergericht und Handelsregisternummer
GmbH: Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, zuständiges
Registergericht und Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer und
gegebenenfalls der Aufsichtsratsvorsitzende.
Aktiengesellschaft: Rechtsform, Sitz der Gesellschaft,
zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer, alle Vorstände
und der Aufsichtsratsvorsitzende.
Zwar hat der Gesetzgeber von einer Regelung der Schriftart
und Schriftgröße abgesehen. Das Gesetz verlangt aber die Angaben
auf dem Geschäftsbrief selbst. Daher reicht ein bloßer Link auf das
Impressum der Website des
Kaufmanns oder Unternehmens nicht aus, auch wenn jeder Empfänger
einer E-Mail auch über
einen Internet-Zugang verfügen dürfte.